STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PERMINTAAN AMANAT PANGDAM
Nomor: SOP/SP/XX/VII/2025
1. Tujuan
Memberikan pedoman yang sistematis dan terstandar dalam proses permintaan, penyiapan, dan penyampaian amanat Pangdam untuk kegiatan resmi atau non-resmi.
2. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku bagi seluruh satuan kerja, staf, atau pihak penyelenggara kegiatan di lingkungan Kodam yang membutuhkan amanat tertulis atau lisan dari Pangdam Iskandar Muda.
3. Dasar Hukum dan Referensi
- Peraturan Panglima TNI tentang Tata Naskah Dinas
- Ketentuan internal Kodam Iskandar Muda
- Pedoman Penulisan Strategis TNI AD
4. Definisi
- Amanat Pangdam: Naskah resmi atau pernyataan lisan Panglima Kodam Iskandar Muda yang disiapkan untuk disampaikan pada kegiatan tertentu.
- Pemohon Amanat: Pihak atau satuan kerja yang membutuhkan amanat Pangdam.
- Seksi Penulisan Strategis (Lisstra): Subsatker di Pendam yang bertanggung jawab dalam penyiapan draf amanat.
5. Alur dan Prosedur
A. Permintaan Amanat
| No | Uraian Kegiatan | Penanggung Jawab | Waktu |
|---|---|---|---|
| 1 | Menyampaikan surat permintaan resmi amanat Pangdam kepada Pendam IM, dilengkapi informasi kegiatan (tema, waktu, tempat, audiens, durasi, pokok materi) | Pemohon Amanat | H-7 kegiatan |
| 2 | Melakukan verifikasi awal kelengkapan informasi | Seksi Lisstra Pendam | 1 hari kerja |
| 3 | Koordinasi awal dengan Kapendam dan staf Pangdam untuk klarifikasi arah isi amanat | Seksi Lisstra Pendam | 1 hari kerja |
B. Penyiapan Draf Amanat
| No | Uraian Kegiatan | Penanggung Jawab | Waktu |
|---|---|---|---|
| 4 | Menyusun draf awal amanat berdasarkan data kegiatan dan arahan pimpinan | Seksi Lisstra Pendam | 2 hari kerja |
| 5 | Telaah dan revisi internal oleh Kapendam | Kapendam & Seksi Lisstra | 1 hari kerja |
| 6 | Penyampaian draf kepada Staf Pangdam untuk validasi dan persetujuan | Kapendam | H-3 kegiatan |
C. Finalisasi dan Distribusi
| No | Uraian Kegiatan | Penanggung Jawab | Waktu |
|---|---|---|---|
| 7 | Revisi final berdasarkan arahan Pangdam | Seksi Lisstra | 1 hari kerja |
| 8 | Pengetikan rapi dan pengesahan akhir | Sekretariat Pangdam | H-1 kegiatan |
| 9 | Pengiriman naskah amanat ke pemohon atau pendamping Pangdam | Pendam / Sekretariat Pangdam | H-1 atau hari-H |
6. Format Permintaan Amanat
Permintaan amanat secara tertulis harus memuat:
- Nama dan jenis kegiatan
- Waktu dan tempat kegiatan
- Profil audiens (jumlah, instansi)
- Tema kegiatan
- Tujuan amanat
- Batas waktu diterimanya naskah
- Kontak penanggung jawab kegiatan
7. Waktu Minimal Permintaan
Permintaan amanat sebaiknya diterima minimal 7 (tujuh) hari sebelum kegiatan. Permintaan mendadak akan disesuaikan dengan ketersediaan waktu Pangdam dan kesiapan tim penulis.
8. Evaluasi dan Monitoring
- Evaluasi berkala dilakukan oleh Kapendam setiap triwulan.
- Feedback dari pengguna amanat dicatat dalam log evaluasi kinerja penulisan strategis.
- Setiap keterlambatan penyerahan pointer kegiatan harus dilaporkan dalam rapat staf Pendam.
9. Penutup
SOP ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau kembali secara berkala atau jika terdapat perubahan kebijakan.